Trabalhando com arquivos compartilhados

A tecnologia evoluiu e os escritórios se transformaram. Atualmente, é comum começar a trabalhar em um arquivo no computador, revisá-lo pelo celular e finalizá-lo em outro equipamento. Isso quando estes arquivos estão em uma plataforma de armazenamento, como o Drive.

Além disso, o arquivo pode ser compartilhado para ser produzido de forma colaborativa, aumentando a produtividade ao possibilitar que várias pessoas trabalhem simultaneamente no mesmo documento. Isso torna o processo muito mais eficiente.

Mas o que são arquivos compartilhados?

São arquivos acessíveis a vários usuários em uma rede. Eles podem ser documentos, planilhas, apresentações, vídeos, imagens, entre outros, que são armazenados em um local centralizado, como um servidor ou uma plataforma de armazenamento em nuvem. Portanto, os arquivos compartilhados são uma parte essencial do ambiente de trabalho moderno, facilitando a colaboração, aumentando a eficiência e melhorando a segurança dos dados.

Aqui estão algumas razões para trabalhar com arquivos compartilhados:

Colaboração: Arquivos compartilhados permitem que vários usuários trabalhem no mesmo arquivo simultaneamente. Isso facilita a colaboração e a troca de ideias.
Acesso Remoto: Com o armazenamento em nuvem, os arquivos compartilhados podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, a qualquer momento, só precisa ter conexão de internet. .
Colaboração eficiente: Todos os membros da equipe têm acesso aos mesmos arquivos, o que economiza tempo e evita confusões com versões diferentes.
Segurança: Plataformas de compartilhamento de arquivos geralmente têm medidas de segurança robustas para proteger contra perda de dados e acesso não autorizado.
Controle de Versão: É possível rastrear as alterações feitas em um arquivo e reverter para uma versão anterior se necessário.
Economia de custos: O uso de arquivos compartilhados pode reduzir os custos associados ao armazenamento físico de documentos e à manutenção de servidores internos.

Que tal fazer uma experiência com algum arquivo que você necessita da colaboração de outra pessoa?

1º - Selecione o Arquivo ou Pasta que deseja compartilhar.

2º - Clique com o botão direito, em seguida clique em compartilhar.

3º - “Adicione pessoas”, inserindo o(s) e-mail(s) com quem deseja compartilhar o arquivo.

4º - Em seguida, escolha a permissão do(s) usuário(s) sobre o arquivo.

Sobre o tipo de permissão que você deseja atribuir ao usuário:

Leitor – Com essa permissão os usuários podem ver a pasta e abrir todos os arquivos dentro dela.
Comentador – Pode fazer comentários e sugestões em arquivos, mas não alterar ou compartilhar os itens com outros usuários.
Editor – Os usuários podem abrir, editar, excluir ou mover qualquer arquivo na pasta. Os usuários com essa função também podem adicionar arquivos à pasta.

5º Agora só precisa clicar no botão “Enviar”