Gostaríamos de compartilhar algumas dicas valiosas para otimizar o uso de sua caixa de email institucional. Este recurso é de extrema importância para a comunicação dentro da instituição, e saber gerenciá-lo corretamente pode trazer diversos benefícios.
E-mail institucional Zimbra Webmail
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@professor - professor e diretor
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Gestão de e-mail: dicas práticas para manter sua caixa de correio enxuta
Antes pare pra pensar: quantos e-mails não lidos você tem agora em sua caixa de entrada?
Agora vamos falar sobre a importância de organizar a sua caixa de mensagens de email, que embora receba pouca atenção, pode trazer vários benefícios, como:
- Facilitar a busca por informações e documentos que você precisa;
- Prevenir a perda de informações importantes, que podem ficar escondidas entre as mensagens não lidas;
- Evitar o acúmulo de lixo virtual, que pode ocupar espaço no seu servidor de email e prejudicar o seu desempenho e impedir você de enviar e/ou receber emails.
Mas isso é porque seu email é armazenado em um servidor e depois que a sua caixa de correio atingir o limite máximo, poderá começar a limitar a funcionalidade.
Então vamos às dicas?
1. Crie o hábito de ler todos os seus e-mails e selecioná-los - reserve um horário específico do dia apenas para ler e responder aos emails que chegaram no dia anterior, até zerar a caixa de entrada.
2. Crie pastas para a sua organização - você terá um ambiente bem mais organizado, e poderá encontrar mais facilmente esse ou aquele e-mail, dependendo de como você os categorizar;
3. Exclua e-mails já resolvidos (ou que não precisa mais) e esvazie a pasta Lixeira - não basta apenas enviar os e-mails para a lixeira, crie o hábito de esvaziá-la com frequência;
4. Armazene anexos fora da sua caixa de correio – à medida que os anexos se acumulam, eles podem ocupar muito espaço. Para arquivos que deseja manter, considere salvá-los em pastas no seu computador (nunca no Desktop) ou utilizar um serviço de armazenamento em nuvem.
Vamos analisar sua caixa?
1. Acesso seu email através do webmail.sme.fortaleza.ce.gov.br;
2. Clique em Visualizar (canto superior, lado direito);
2. Clique em Visualizar (canto superior, lado direito);
3. Agrupar por => Tamanho
4. Pronto! Você já pode liberar espaço no
4. Pronto! Você já pode liberar espaço no
armazenamento do seu email.
Aqui estão quatro alternativas:
1ª - Excluir os anexos grandes pois não precisa mais deles;
2ª - Fazer download e guardá-los em uma pasta em Documentos;
3ª - Fazer download e guardá-los em um HD externo (pendrive);
2ª - Fazer download e guardá-los em uma pasta em Documentos;
3ª - Fazer download e guardá-los em um HD externo (pendrive);
4ª - Salvá-los em um serviço de armazenamento em nuvem.
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